Notis privasi atau dasar privasi: apakah yang PKS perlukan?
Istilah ini sering digunakan secara bertukar ganti. Perbezaan penting ialah pembaca dan tujuan dokumen. Notis awam menerangkan pengendalian data, manakala dasar dalaman membimbing tindakan pasukan.
Oleh Averisdata · 29 September 2026
Mulakan dengan pembaca
Individu mahu mengetahui apa yang berlaku kepada maklumatnya. Kakitangan perlu tahu tindakan yang perlu diambil. Satu dokumen panjang boleh menyukarkan kedua-duanya.
Notis privasi awam
Tulis untuk pelanggan, pemohon atau pelawat yang dikenal pasti. Terangkan data, tujuan, sumber, pendedahan, pilihan dan saluran hubungan yang berkaitan.
Dasar privasi dalaman
Tulis untuk pasukan operasi. Nyatakan tanggungjawab, amalan pengendalian, kawalan akses dan saluran permintaan atau insiden. Pautkan prosedur terperinci jika perlu.
Mengapa templat mungkin tidak sesuai
Templat tidak mengetahui aliran data anda. Senaraikan borang, e-mel, alat pemesejan, sistem awan dan pembekal. Semak sumber maklumat sebelum membandingkan teks dengan proses sebenar.
Gunakan penerangan khusus
Terangkan aktiviti seperti menjawab pertanyaan, penghantaran atau penilaian permohonan. Jangan mendakwa kawalan atau pensijilan yang belum diwujudkan.
Contoh pengambilan pekerja rekaan
Bayangkan firma kecil menerima CV melalui e-mel dan berkongsi senarai pendek dengan pelanggan. Notis calon menerangkan pengumpulan, perkongsian, pilihan dan hubungan. Dasar dalaman menetapkan pemilik tanggungjawab. Prosedur lain menjelaskan semakan CV lama atau permintaan pembetulan. Ini ialah ilustrasi rekaan, bukan projek pelanggan.
Semak keperluan notis Malaysia
Panduan Jabatan Perlindungan Data Peribadi menerangkan Prinsip Notis dan Pilihan, termasuk notis dalam Bahasa Malaysia dan bahasa Inggeris. Semak butiran wajib berdasarkan undang-undang dan pemprosesan berkenaan. Notis laman web tidak semestinya meliputi semua rekod pekerja, pengambilan atau interaksi pelanggan.
Hubungkan dokumen dengan operasi
Tetapkan pemilik dan tarikh semakan. Semak apabila borang, tujuan, pembekal, perkhidmatan atau pasaran berubah. Uji sama ada kakitangan boleh mencari prosedur dan saluran awam mencapai orang yang boleh menjawab. Menerbitkan notis sahaja tidak melaksanakan rangka kerja privasi.
Rujukan rasmi: panduan notis privasi Malaysia (PDF)
Artikel ini memberikan maklumat umum dan pertimbangan penggubalan praktikal, bukan penilaian kewajipan undang-undang organisasi anda.